Download SOP HR PDF

TitleSOP HR
File Size319.8 KB
Total Pages6
Document Text Contents
Page 1

PT. ULTRA SUMATERA DAIRY FARM



By Natalomo Samosir-HR



Standar Operasional Prosedur
Departemen Sumber Daya Manusia



Arti

 Departemen sumber daya manusia (HRD) adalah Departemen yang menangani berbagai
masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk

dapat menunjang aktifitas perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.



Fungsi , Tugas dan Tanggung jawab

1. Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja / Preparation and Selection
a. Persiapan

Dalam proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia

dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul.

Yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan :

 Perkiraan / forecast akan pekerjaan yang lowong
 Jumlahnya
 Waktu dan lain sebagainya.

Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu :

1) Faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi,
departemen yang ada, dan lain-lain.

2) Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi pasar tenaga kerja,
dan lain sebagainya.



b. Pengadaan tenaga kerja / Recruitment.
Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan,

buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan.

Dalam tahapan ini diperlukan :

 Analisis jabatan
 Deskripsi pekerjaan / job description
 Spesifikasi pekerjaan / job specification.



c. Seleksi tenaga kerja / Selection
Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian

banyak kandidat atau calon yang ada.

Teknis dan tata cara perekrutan :

1) Seleksi kelengkapan administrasi pelamar.
2) Melihat daftar riwayat hidup / curriculum vitae pelamar
3) Memanggil pelamar terpilih
4) Mengisi bio data pelamar / applicant information
5) Melakukan ujian / test tertulis / serangkaian test
6) Wawancara kerja / interview
7) Pemeriksaan referensi
8) Test kesehatan
9) Persetujuan atasan



2. Penerimaan dan penempatan karyawan
Pada hari pertama karyawan bekerja di perusahaan maka karyawan akan dihadapkan

pada program orientasi yaitu pengenalan dengan posisi atau jabatannya, organisasi, dan

sebagainya dengan mengikuti tahapan-tahapan sebagai berikut :

Page 2

PT. ULTRA SUMATERA DAIRY FARM



By Natalomo Samosir-HR



1) Menandatangani surat perjanjian kerja dan surat masa percobaan
2) Pencatatan dalam database karyawan, penerbitan Nomor induk Karyawan (NIK),

Penerbitan Surat Keputusan Pengangkatan

3) Penjelasan sejarah singkat perusahaan dan struktur organisasi
4) Penjelasan peraturan perusahaan yang berlaku
5) Penjelasan mengenai upah / gaji, Kompensasi atau tunjangan yang diberikan
6) Penjelasan mengenai tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab dari jabatan (job

description)

7) Pelaksanaan on job training / Pelaksanaan kerja di departemen yang membutuhkan


3. Pelaksanaan kerja / Masa kerja
Karyawan yang telah diterima bekerja segera melaksanakan setiap pekerjaan sesuai

dengan posisi dan jabatannya didalam perusahaan dengan penuh tanggung jawab dan

mengikuti peraturan dan ketentuan perusahaan.

Dalam periode ini Departemen Sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap

aktifitas kerja karyawan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1) Absensi / kehadiran karyawan setiap harinya
 Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan diakibatkan

oleh hal-hal yang diijinkan wajib mengisi Form permohonan permisi yang

telah disetujui atasan langsung dari karyawan serta mengikuti prosedur

sebagai berikut :

 Bagi karyawan sakit wajib menyerahkan surat keterangan istirahat
dari Dokter selambat-lambatnya hari pertama kehadiran karyawan

tersebut bekerja kembali dengan maksimal istirahat 2 (dua) hari

kerja.

 Bagi karyawan sakit lebih dari 2 (dua) hari wajib menyerahkan
surat keterangan dirawat / opname atau perpanjangan surat

keterangan istirahat dari Dokter.

 Bagi karyawan cuti atau urusan pribadi wajib mengisi form
permohonan permisi selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum

pelaksanaan ijin tersebut dilaksanakan.

 Pengecualian terhadap ketentuan pengisian form permohonan
permisi dilakukan setelah pelaksanaan cuti atau ijin dapat dilakukan

jika ketidak hadiran bekerja tersebut diakibatkan oleh hal yang

mendesak seperti terjadinya kemalangan.

 Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena kepentingan dinas
perusahaan wajib mengisi form permisi urusan dinas yang diketahui

atasannya selambat-lambatnya 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan ijin

tersebut dilaksanakan kecuali diakibatkan oleh hal yang mendesak.

 Bagi karyawan yang tidak hadir bekerja karena berhalangan bukan
diakibatkan oleh hal-hal yang diijinkan (mangkir/absen) maka departemen

sumber daya manusia melakukan prosedur sebagai berikut :

 Pada hari ketidak hadiran karyawan tersebut kartu absensi
karyawan ditahan oleh pejabat departemen sumber daya manusia

atau pejabat yang ditunjuk.

 Pada saat hari karyawan tersebut masuk bekerja kembali maka
karyawan tersebut harus menemui terlebih dahulu pejabat

departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk untuk

Page 3

PT. ULTRA SUMATERA DAIRY FARM



By Natalomo Samosir-HR



mempertanggungjawabkan ketidak hadiran karyawan di hari

sebelumnya.

 Jika keterangan karyawan tersebut tidak bisa diterima maka pejabat
departemen sumber daya manusia atau pejabat yang ditunjuk wajib

memberikan surat pengantar ke departemen sumber daya manusia

untuk dapat melakukan sanksi kedisiplinan terhadap karyawan

tersebut.

2) Ketepatan waktu masuk kerja, pulang kerja dan ijin meningalkan tempat
kerja pada waktu kerja atau pulang kerja sebelum waktunya

 Departemen sumber daya manusia dalam melakukan kontol terhadap
ketentuan ini berfungsi untuk memastikan bahwa setiap karyawan telah

benar-benar melakukan aktifitas pekerjaannya sesuai peraturan dan

ketentuan perusahaan.

 Keterlambatan masuk kerja, pulang kerja sebelum waktunya atau ijin
meninggalkan tempat kerja pada waktu kerja dapat diterima / diijinkan

dengan catatan karyawan tersebut telah mendapat persetujuan dari

atasannya langsung dengan mengisi form permohonan permisi.

 Jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan ini maka departemen sumber
daya manusia wajib memberikan tindakan sanksi kedisiplinan terhadap

karyawan.

3) Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan
 Departemen sumber daya manusia melakukan kontrol terhadap

pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan berpedoman pada

laporan hasil dan pelaksanaan kerja dari masing-masing atasan karyawan.

 Jika terdapat pelanggaran prosedur kerja dalam pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab karyawan tersebut maka atasan langsung dari karyawan

wajib membuat surat pengantar ke departemen sumber daya manusia yang

menjelaskan isi pelanggaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab atau

pelanggaran tata tertib dan disiplin lainnya.

4) Penginputan data upah / gaji karyawan, Lembur dan tunjangan-tunjangan
lainnya (Payroll system)

 Penginputan data ini dilakukan setiap hari untuk mendapatkan data up to
date dari setiap karyawan.

 Penginputan data ini diperlukan untuk keperluan pembayaran gaji / upah
karyawan pada akhir bulan serta untuk mengetahui biaya (cost) produksi

setiap harinya.

 Tahapan pekerjaan :
a) Memeriksa kartu absensi, laporan lembur dan laporan hasil kerja

dari masing-masing bagian atau unit kerja.

b) Menginput data kedalam data base karyawan dan payroll system
c) Setelah data diinput kedalam data base kartu absensi dikembalikan

ke tempatnya semula dengan memisahkan absensi karyawan yang

hadir dan yang tidak hadir.

d) Pada saat tutup buku Departemen sumber daya manusia membuat
rekapitulasi daftar gaji karyawan dengan lampiran daftar lembur

harian, daftar absensi, daftar potongan karyawan,dll

e) Rekapitulasi daftar gaji yang telah selesai dibuat diperiksa oleh
Departemen Audit sebelum disetujui oleh Direktur Utama.

Page 4

PT. ULTRA SUMATERA DAIRY FARM



By Natalomo Samosir-HR



f) Rekapitulasi daftar gaji yang telah disetujui Direktur Utama
diserahkan ke bagian keuangan / kasir untuk dilakukan pembayaran

kepada karyawan.



4. Pengembangan dan evaluasi karyawan / Development and Evaluation
 Tujuan dan fungsi :

 Tenaga kerja yang bekerja harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas
dan tanggung jawabnya.

 Menjaga kualitas sumber daya manusia secara internal maupun eksternal.
 Tahapan / program kerja :

1) Perencanaan karir (Career planning).
 Mengelola dan merencanakan jenjang karir bagi seluruh karyawan baik di

dalam departemen / bagian tersebut (vertical path) atau antar departemen /

bagian (horizontal carreer path)

2) Pengembangan karir, cara yang dilakukan melalui :
 Promosi
 Mutasi
 Demosi

3) Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
 Tujuan : Tenaga kerja yang bekerja menguasai dan ahli di bidangnya

masing-masing serta meningkatkan kinerja karyawan sesuai tugas dan

tanggung jawabnya.

 Program :

 On the job training

 Class room training

 Eksternal training
4) Evaluasi penilaian hasil kerja / Evaluation

 Fungsi :

 Untuk mengetahui prestasi yang diraih oleh karyawan dalam
pelaksanaan pekerjaannya.

 Sebagai dasar bagi penentuan penyesuaian gaji, promosi,
terminasi, training, mutasi, rotasi dan program personalia lainnya.

 Tujuan :
a) Meningkatkan prestasi kerja
b) Pengembangan karir
c) Mempererat hubungan atasan dan bawahan

 Waktu pelaksanaan:

 Evaluasi penilaian hasil kerja pada tahap awal dilakukan pada
masa percobaan dari seorang karyawan, Evaluasi ini berfungsi

untuk mengetahui apakah karyawan dalam masa percobaan ini

sudah dapat dinyatakan layak untuk diangkat sebagai karyawan di

perusahaan atau tidak.

 Evaluasi kinerja bagi karyawan tetap perusahaan minimal
dilakukan 1 (satu) kali dalam satu tahun dan dilaksanakan pada

akhir tahun.

 Batasan / Indikator
a) Seluruh proses penilaian prestasi kerja sudah dibakukan dan

disusun seobyektif mungkin.

b) Penilaian sedapat mungkin berhubungan dengan pekerjaan

Similer Documents